Fattura proforma: cos'è e quando usarla nelle vendite online

La fattura proforma è un documento informativo che riepiloga una vendita e l’importo richiesto al cliente, ma non è una fattura fiscale e non la sostituisce. Un ecommerce può usarla, per esempio, per anticipare i dettagli di un ordine o chiedere il pagamento prima di spedire. Se il cliente paga, però, la proforma non assolve gli eventuali obblighi di fatturazione: tempi e adempimenti dipendono dalla natura dell’operazione e vanno gestiti secondo le regole applicabili.

Che cos’è la fattura proforma e che valore ha

La proforma è un documento commerciale privo di valore fiscale. Può riportare dati del venditore e del cliente, descrizione dei prodotti o servizi, quantità, prezzi, imposte indicate a titolo informativo, spese di spedizione e totale da pagare. Serve a presentare una richiesta o un riepilogo, non a documentare fiscalmente la vendita.

La distinzione pratica è importante: la fattura fiscale deve rispettare gli obblighi previsti per l’operazione e, quando è richiesta in formato elettronico, seguire il relativo processo di trasmissione. La proforma, invece, non va inviata al Sistema di Interscambio come se fosse una fattura e non consente al cliente di detrarre l’IVA o registrare un costo come se avesse ricevuto il documento fiscale.

Per evitare equivoci, il documento dovrebbe riportare in modo evidente diciture come “Proforma – documento non valido ai fini fiscali” e non dovrebbe essere confuso con la numerazione delle fatture emesse. Le procedure di numerazione e archiviazione vanno definite con il proprio commercialista, soprattutto se il gestionale crea i documenti in automatico.

Quando usare la fattura proforma nelle vendite online

In un’attività ecommerce la proforma può essere utile quando il cliente ha bisogno di conoscere l’importo e i dettagli dell’ordine prima di pagare o prima che la vendita sia completata. Non è però un passaggio obbligatorio per ogni ordine: per un acquisto online pagato subito, spesso bastano il riepilogo d’ordine e i normali documenti commerciali o fiscali previsti per il caso concreto.

Può avere senso, per esempio, in queste situazioni:

• Ordine pagato con bonifico: il venditore invia un riepilogo con i dati per il pagamento e attende l’accredito prima di preparare la spedizione, se questa è la procedura concordata.
• Ordine B2B con pagamento differito: il cliente richiede un documento preliminare da sottoporre ad approvazione interna, prima che il venditore emetta la fattura dovuta.
• Preventivo da confermare: il documento riassume una proposta economica, ma è opportuno chiarire se si tratta di un’offerta, di una proforma o di una richiesta di pagamento. Non sono termini intercambiabili.
• Operazioni internazionali o pratiche doganali: una proforma può essere richiesta per descrivere merci e valori in alcune fasi preliminari o per spedizioni senza vendita. Non sostituisce automaticamente la fattura commerciale o gli altri documenti richiesti per la specifica procedura.

Nei flussi marketplace la proforma può essere meno adatta al cliente finale, che normalmente si aspetta di trovare nell’account l’ordine, la conferma e i documenti previsti dal venditore o dalla piattaforma. Prima di inviarla, conviene verificare chi incassa, quale soggetto vende e quali regole documentali si applicano al canale. Per orientarsi tra i diversi casi, consulta la guida alla fatturazione per ecommerce e marketplace.

Come funziona: dalla richiesta al documento fiscale

Il flusso corretto dipende dal momento in cui si verifica l’operazione e da come viene pagato l’ordine. In linea generale, la proforma precede il documento fiscale: presenta al cliente l’importo richiesto, mentre la fattura o l’altro documento dovuto viene gestito secondo le regole applicabili alla vendita.

1. Prepara il riepilogo. Indica chiaramente che è una proforma, inserisci le informazioni essenziali e specifica una scadenza o le modalità di pagamento, se pertinenti.
2. Controlla l’incasso. Se il cliente paga, registra correttamente il pagamento e verifica con il commercialista quando scatta l’obbligo di emissione della fattura. In materia IVA, l’incasso anticipato può essere rilevante per il momento di effettuazione dell’operazione; il trattamento concreto dipende dal tipo di prestazione e dalle circostanze.
3. Emetti il documento dovuto. La proforma non va semplicemente rinominata “fattura”: i dati devono essere verificati e il documento fiscale deve seguire la procedura prevista per il caso specifico.
4. Collega i documenti all’ordine. Conserva il riferimento alla proforma, al pagamento e alla fattura o agli altri documenti emessi, così da ricostruire il flusso in caso di reso, controllo o richiesta del cliente.

Per le vendite online, la gestione del pagamento può coinvolgere gateway, marketplace e soggetti che trattengono commissioni o liquidano gli incassi in un momento successivo. Non è prudente dedurre automaticamente il momento fiscale dalla data in cui il denaro arriva sul conto corrente: la configurazione contrattuale e il ruolo degli intermediari possono contare. Meglio definire il processo con il consulente fiscale e applicarlo in modo coerente su tutti i canali.

Proforma, fattura e conferma d’ordine: le differenze

La tabella aiuta a distinguere i documenti, ma non determina quale debba essere emesso per una singola vendita. L’obbligo di fattura e i relativi tempi possono cambiare in base al tipo di cliente, al prodotto o servizio, al Paese e alle modalità di pagamento. Per le vendite transfrontaliere UE, valuta anche le regole IVA specifiche e consulta la guida su IVA OSS e vendite cross-border in UE.

Errori da evitare nella gestione della proforma

Un errore frequente è chiamare “fattura proforma” un documento che il cliente interpreta come fattura definitiva. La dicitura di non validità fiscale deve essere visibile, non nascosta in fondo alla pagina. Anche l’invio di un PDF con numerazione indistinguibile da quella delle fatture può creare confusione in amministrazione e nelle riconciliazioni.

• Usarla dopo l’incasso come sostituto della fattura. Il pagamento non rende la proforma un documento fiscale. Verifica gli obblighi conseguenti e procedi con il documento corretto.
• Registrarla come fattura emessa. Una proforma non va trattata come una fattura fiscale nei registri solo perché riporta imponibile e IVA. La registrazione deve seguire il documento effettivamente emesso.
• Lasciare invariati importi o dati non aggiornati. Se cambiano quantità, indirizzo, prezzo o spese di trasporto, correggi il riepilogo prima del pagamento e allinea i dati dell’ordine e della fattura.
• Confondere proforma e preventivo. Un preventivo è una proposta commerciale; una proforma può essere usata per riepilogare un ordine o richiedere un pagamento. Specifica sempre se il cliente sta accettando un’offerta o saldando un ordine già confermato.
• Ignorare resi e rimborsi. Se è già stata emessa una fattura e poi l’operazione viene stornata, non basta modificare la proforma: potrebbe servire un documento rettificativo. Le casistiche sono illustrate nella guida alla nota di credito per resi e rimborsi.

Per un ecommerce con più canali, conviene stabilire una procedura unica: quando generare la proforma, chi controlla il pagamento, come si crea la fattura e come associare i documenti all’ordine. La stessa logica va verificata per ciascun marketplace, perché il ruolo della piattaforma e i dati disponibili possono variare.

Come MarketRock supporta la gestione

MarketRock può aiutare a coordinare ordini e flussi di fatturazione provenienti dai canali di vendita, riducendo inserimenti manuali e disallineamenti. Per approfondire la fatturazione automatica e le funzionalità disponibili, visita anche la home di MarketRock. La configurazione fiscale va comunque verificata con il proprio consulente.

Domande frequenti

La fattura proforma deve essere inviata allo SDI?

No. Non è una fattura elettronica e non va trasmessa allo SDI come documento fiscale. Deve essere chiaramente identificata come proforma.

Il cliente può usare la proforma per detrarre l’IVA?

No. La proforma non sostituisce la fattura e non dà, da sola, titolo alla detrazione dell’IVA.

Se il cliente paga la proforma, devo emettere fattura?

Il pagamento può incidere sul momento in cui scattano gli obblighi fiscali. Verifica tempi e modalità con il commercialista in base all’operazione e al canale di vendita.