La fattura proforma è un documento informativo che riepiloga una vendita e l’importo richiesto al cliente, ma non è una fattura fiscale e non la sostituisce. Un ecommerce può usarla, per esempio, per anticipare i dettagli di un ordine o chiedere il pagamento prima di spedire. Se il cliente paga, però, la proforma non assolve gli eventuali obblighi di fatturazione: tempi e adempimenti dipendono dalla natura dell’operazione e vanno gestiti secondo le regole applicabili.
La proforma è un documento commerciale privo di valore fiscale. Può riportare dati del venditore e del cliente, descrizione dei prodotti o servizi, quantità, prezzi, imposte indicate a titolo informativo, spese di spedizione e totale da pagare. Serve a presentare una richiesta o un riepilogo, non a documentare fiscalmente la vendita.
La distinzione pratica è importante: la fattura fiscale deve rispettare gli obblighi previsti per l’operazione e, quando è richiesta in formato elettronico, seguire il relativo processo di trasmissione. La proforma, invece, non va inviata al Sistema di Interscambio come se fosse una fattura e non consente al cliente di detrarre l’IVA o registrare un costo come se avesse ricevuto il documento fiscale.
Per evitare equivoci, il documento dovrebbe riportare in modo evidente diciture come “Proforma – documento non valido ai fini fiscali” e non dovrebbe essere confuso con la numerazione delle fatture emesse. Le procedure di numerazione e archiviazione vanno definite con il proprio commercialista, soprattutto se il gestionale crea i documenti in automatico.
In un’attività ecommerce la proforma può essere utile quando il cliente ha bisogno di conoscere l’importo e i dettagli dell’ordine prima di pagare o prima che la vendita sia completata. Non è però un passaggio obbligatorio per ogni ordine: per un acquisto online pagato subito, spesso bastano il riepilogo d’ordine e i normali documenti commerciali o fiscali previsti per il caso concreto.
Può avere senso, per esempio, in queste situazioni:
Nei flussi marketplace la proforma può essere meno adatta al cliente finale, che normalmente si aspetta di trovare nell’account l’ordine, la conferma e i documenti previsti dal venditore o dalla piattaforma. Prima di inviarla, conviene verificare chi incassa, quale soggetto vende e quali regole documentali si applicano al canale. Per orientarsi tra i diversi casi, consulta la guida alla fatturazione per ecommerce e marketplace.
Il flusso corretto dipende dal momento in cui si verifica l’operazione e da come viene pagato l’ordine. In linea generale, la proforma precede il documento fiscale: presenta al cliente l’importo richiesto, mentre la fattura o l’altro documento dovuto viene gestito secondo le regole applicabili alla vendita.
Per le vendite online, la gestione del pagamento può coinvolgere gateway, marketplace e soggetti che trattengono commissioni o liquidano gli incassi in un momento successivo. Non è prudente dedurre automaticamente il momento fiscale dalla data in cui il denaro arriva sul conto corrente: la configurazione contrattuale e il ruolo degli intermediari possono contare. Meglio definire il processo con il consulente fiscale e applicarlo in modo coerente su tutti i canali.
| Documento | A cosa serve | Valore fiscale |
|---|---|---|
| Conferma d’ordine | Riepiloga l’ordine ricevuto e le condizioni di vendita | Non è, di per sé, una fattura |
| Fattura proforma | Anticipa importi e dettagli o formula una richiesta preliminare di pagamento | Non ha valore fiscale e non sostituisce la fattura |
| Fattura fiscale | Documenta l’operazione secondo gli obblighi applicabili | Ha valore fiscale se emessa correttamente |
La tabella aiuta a distinguere i documenti, ma non determina quale debba essere emesso per una singola vendita. L’obbligo di fattura e i relativi tempi possono cambiare in base al tipo di cliente, al prodotto o servizio, al Paese e alle modalità di pagamento. Per le vendite transfrontaliere UE, valuta anche le regole IVA specifiche e consulta la guida su IVA OSS e vendite cross-border in UE.
Un errore frequente è chiamare “fattura proforma” un documento che il cliente interpreta come fattura definitiva. La dicitura di non validità fiscale deve essere visibile, non nascosta in fondo alla pagina. Anche l’invio di un PDF con numerazione indistinguibile da quella delle fatture può creare confusione in amministrazione e nelle riconciliazioni.
Per un ecommerce con più canali, conviene stabilire una procedura unica: quando generare la proforma, chi controlla il pagamento, come si crea la fattura e come associare i documenti all’ordine. La stessa logica va verificata per ciascun marketplace, perché il ruolo della piattaforma e i dati disponibili possono variare.
MarketRock può aiutare a coordinare ordini e flussi di fatturazione provenienti dai canali di vendita, riducendo inserimenti manuali e disallineamenti. Per approfondire la fatturazione automatica e le funzionalità disponibili, visita anche la home di MarketRock. La configurazione fiscale va comunque verificata con il proprio consulente.
No. Non è una fattura elettronica e non va trasmessa allo SDI come documento fiscale. Deve essere chiaramente identificata come proforma.
No. La proforma non sostituisce la fattura e non dà, da sola, titolo alla detrazione dell’IVA.
Il pagamento può incidere sul momento in cui scattano gli obblighi fiscali. Verifica tempi e modalità con il commercialista in base all’operazione e al canale di vendita.