Sdoganamento delle merci: come funziona per chi vende online

Lo sdoganamento è l’insieme delle formalità doganali necessarie per far entrare o uscire merci da un territorio doganale. Per un ecommerce riguarda soprattutto gli acquisti da fornitori fuori dall’Unione Europea e le vendite verso Paesi extra UE: dichiarazioni, documenti, controlli ed eventuali dazi e imposte devono essere gestiti prima che la merce prosegua il viaggio o venga consegnata.

Capire chi deve occuparsene e quali informazioni preparare aiuta a evitare blocchi in dogana, costi imprevisti per il cliente e ritardi nelle consegne. Le regole cambiano in base al Paese, al prodotto, al valore e agli accordi commerciali: per i casi specifici è opportuno verificare con lo spedizioniere, un rappresentante doganale o il consulente fiscale.

Quando serve lo sdoganamento per un ecommerce

In genere, il trasferimento di merci tra Paesi dell’UE non comporta una dichiarazione doganale come quella richiesta per gli scambi con Paesi terzi. Restano però gli adempimenti fiscali e amministrativi legati alle vendite transfrontaliere, tra cui la corretta gestione dell’IVA. Alcuni territori, regimi o percorsi logistici possono fare eccezione: in caso di dubbio è bene verificare la situazione concreta.

Lo sdoganamento entra invece in gioco quando le merci attraversano il confine doganale dell’Unione. Succede, per esempio, quando un negozio italiano importa prodotti da un fornitore asiatico oppure spedisce un ordine a un cliente nel Regno Unito, negli Stati Uniti o in Svizzera. La procedura può riguardare sia l’importazione sia l’esportazione e può essere svolta direttamente dall’operatore, quando ne ricorrono le condizioni, oppure tramite un vettore o un rappresentante doganale.

È utile distinguere la dogana dall’IVA. I dazi dipendono dalla classificazione della merce, dall’origine e dalle misure applicabili; l’IVA all’importazione è un’imposta distinta. Inoltre, il corriere può addebitare costi per l’anticipo di somme o per la gestione della pratica: non sono dazi e vanno controllati nelle condizioni del servizio.

Come funziona lo sdoganamento, dall’ordine alla consegna

Il processo comincia prima della partenza del pacco. Chi vende deve fornire informazioni coerenti su merce, valore, origine e destinatario. Il vettore o il broker usa questi dati per predisporre la dichiarazione doganale e, se necessario, per richiedere chiarimenti o documentazione aggiuntiva. In seguito, l’autorità può accettare la dichiarazione, chiedere verifiche o sottoporre la merce a controllo.

1. Si identifica la merce. La descrizione deve essere concreta: “maglietta in cotone”, per esempio, è più utile di “abbigliamento”. Occorre individuare la classificazione doganale corretta, normalmente tramite il codice della nomenclatura applicabile, come il codice HS o TARIC per gli scambi che coinvolgono l’UE.
2. Si stabiliscono origine e valore. Il Paese da cui parte il pacco non coincide necessariamente con il Paese d’origine della merce. Anche il valore doganale non va confuso automaticamente con il prezzo mostrato al cliente: le regole applicabili possono considerare elementi ulteriori, come determinate spese di trasporto o assicurazione.
3. Si preparano i documenti e la dichiarazione. Il soggetto responsabile, o il suo rappresentante, invia i dati richiesti. In base al prodotto e all’operazione possono servire autorizzazioni, certificazioni o altri documenti oltre a quelli commerciali.
4. Si pagano gli importi dovuti e si completa lo svincolo. Se sono applicabili dazi, IVA o altri oneri, devono essere gestiti secondo la procedura prevista. Una volta conclusi i controlli e le formalità, la merce può proseguire verso il destinatario.

Chi vuole approfondire i documenti più comuni può consultare la guida alle spedizioni internazionali e ai documenti doganali. Per capire invece come la ripartizione di costi e responsabilità dipenda dal contratto di vendita e dalla resa scelta, è utile la guida agli Incoterms 2020 per l’ecommerce.

I documenti e i dati da predisporre

La documentazione varia in base alla merce, al Paese e al tipo di operazione. Nelle spedizioni commerciali ricorrono spesso fattura commerciale, descrizione dei prodotti e documento di trasporto; può essere richiesta anche una lista colli. La fattura deve rappresentare correttamente la transazione e riportare dati coerenti con l’ordine e con la spedizione. Non è sufficiente indicare un valore simbolico o una descrizione generica per velocizzare il passaggio.

Per le operazioni doganali è inoltre importante verificare se l’impresa deve disporre di un codice EORI e chi figurerà come importatore o esportatore nei documenti. La necessità e le modalità dipendono dal ruolo assunto nell’operazione e dal Paese coinvolto: è quindi prudente confrontarsi con il proprio spedizioniere o con gli uffici competenti prima di avviare una nuova tratta commerciale.

Dazi, IVA e responsabilità verso il cliente

Il costo doganale non è uguale per tutte le spedizioni. La tariffa dipende dalla classificazione del prodotto, dall’origine e dalle regole in vigore per la destinazione. Anche eventuali accordi commerciali o misure specifiche possono incidere. Per questo non è corretto stimare i dazi basandosi solo sul prezzo di acquisto o su una spedizione precedente di merce diversa.

Prima di mettere in vendita un prodotto destinato a un Paese extra UE, l’impresa dovrebbe definire chi si farà carico delle formalità e degli oneri all’importazione. Con una resa DAP, per esempio, il destinatario può trovarsi a dover pagare gli importi dovuti all’importazione prima della consegna, secondo l’assetto concreto della spedizione. Con DDP, il venditore si assume un ruolo più ampio nella gestione della consegna e degli oneri concordati. Le responsabilità effettive dipendono dagli accordi e dalla corretta applicazione della resa: è importante verificare che il corriere offra il servizio richiesto e che l’impresa possa sostenerne gli adempimenti.

Per il cliente la differenza è pratica. Se al checkout non è chiaro che possono esserci costi da pagare alla consegna, un ordine può essere rifiutato o contestato. Indicare in modo trasparente condizioni di consegna, eventuali oneri non inclusi e modalità di reso riduce le incomprensioni. La pagina di spedizione, le condizioni di vendita e le informazioni mostrate sui marketplace dovrebbero essere coerenti tra loro.

Per le vendite a consumatori in altri Paesi dell’UE, invece, il tema non è normalmente lo sdoganamento: occorre valutare gli obblighi IVA delle vendite a distanza. La guida a IVA OSS e vendite cross-border in UE offre un punto di partenza, ma il trattamento applicabile va verificato in base all’organizzazione e alle operazioni dell’impresa.

Esempi pratici: un’importazione e una vendita extra UE

Importazione di accessori da un fornitore estero. Un ecommerce acquista accessori da un produttore fuori dall’UE. Prima della spedizione, concorda chi sarà l’importatore, raccoglie descrizioni puntuali, codici prodotto, origine e fattura e chiede al broker di verificare la classificazione doganale. Al momento dell’arrivo possono essere richiesti dazi e IVA all’importazione, oltre a eventuali spese di gestione del vettore. Se il valore o la descrizione non coincidono con la documentazione, la pratica può richiedere chiarimenti e allungare i tempi.

Ordine online spedito a un cliente extra UE. Un cliente acquista dal sito italiano un prodotto da consegnare fuori dall’Unione. Il venditore deve preparare i dati della spedizione e chiarire chi gestisce importazione e oneri nel Paese di destinazione. La dichiarazione di esportazione e la documentazione commerciale devono essere coerenti con l’ordine. Per la gestione fiscale dell’esportazione, inclusa la prova dell’uscita delle merci quando necessaria, è opportuno seguire le indicazioni del commercialista e dell’ente competente.

Errori da evitare nella gestione doganale

• Usare descrizioni vaghe. Espressioni come “campione”, “regalo” o “merce varia” non sostituiscono una descrizione accurata e veritiera del prodotto e della transazione.
• Riutilizzare codici senza verificarli. Prodotti simili possono avere classificazioni diverse. Il codice va controllato sulla base delle caratteristiche reali e delle regole applicabili.
• Dichiarare un valore non corretto. Ridurre o alterare il valore per tentare di contenere gli oneri espone a rettifiche, ritardi e contestazioni.
• Confondere origine e provenienza logistica. Il luogo da cui parte la spedizione non determina automaticamente l’origine doganale.
• Non definire chi paga e chi importa. L’ambiguità sulla resa può trasformare un costo atteso in una sorpresa per il cliente o per il venditore.
• Trascurare restrizioni e requisiti di prodotto. Per alcune merci possono servire autorizzazioni o certificazioni. La verifica va fatta prima di acquistare scorte o pubblicare l’offerta.
• Separare i dati doganali dai sistemi di vendita. Codici, descrizioni e valori incoerenti tra catalogo, ordine, fattura e spedizione rendono più difficile correggere gli errori e ricostruire la pratica.

Per una PMI che vende su più canali, conviene definire un flusso unico: mantenere nel catalogo le informazioni necessarie, controllare i dati dell’ordine prima della spedizione e archiviare documenti e riferimenti in modo facilmente consultabile. Questo non sostituisce il lavoro del broker o del consulente, ma aiuta a fornire loro informazioni complete e consistenti.

Come MarketRock supporta la gestione operativa

MarketRock aiuta a coordinare ordini e spedizioni provenienti da sito e marketplace, riducendo la gestione frammentata dei dati logistici. La gestione spedizioni di MarketRock può affiancare i flussi operativi; per conoscere la piattaforma è disponibile la home di MarketRock. Le valutazioni doganali e fiscali restano da verificare con i professionisti competenti.

Domande frequenti

Lo sdoganamento serve per ogni vendita online all’estero?

No. Di norma non serve una dichiarazione doganale per gli scambi di merci tra Paesi dell’UE. È invece rilevante quando la merce attraversa il confine doganale dell’Unione, con possibili eccezioni legate al territorio o al regime applicabile.

Chi paga dazi e IVA all’importazione?

Dipende dalla resa concordata, dagli accordi con il cliente e dalle regole della destinazione. Prima della vendita, il venditore dovrebbe chiarire chi è responsabile dell’importazione e quali oneri possono ricadere sul destinatario.

Il corriere può occuparsi delle pratiche doganali?

Sì, molti vettori offrono servizi di rappresentanza o gestione delle formalità. Occorre però verificare cosa includono, quali documenti richiedono e se applicano costi di gestione oltre agli eventuali oneri doganali.