Spedizione multicollo: come gestire ordini divisi in più pacchi

La spedizione multicollo è l’invio di un singolo ordine in due o più pacchi, affidati al corriere come parte della stessa consegna. Si usa quando gli articoli non entrano in un unico collo, hanno esigenze di imballaggio diverse o partono da sedi differenti. Per chi vende online, la sfida non è soltanto preparare più pacchi: occorre mantenere ogni collo collegato all’ordine, trasmettere correttamente i dati al corriere e aggiornare cliente e marketplace.

Come funziona una spedizione multicollo

Il punto di partenza è l’ordine: il cliente acquista uno o più prodotti e il venditore decide come suddividerli fisicamente. L’ordine resta uno, ma la spedizione comprende più colli, ognuno con un’etichetta e, di norma, un proprio codice di tracciamento. Alcuni corrieri possono associare i colli a una spedizione principale o a un codice riepilogativo; modalità e informazioni disponibili dipendono dal servizio utilizzato.

Un esempio semplice: un cliente compra una libreria composta da tre moduli. Per ridurre il rischio di danneggiamento, l’azienda imballa i moduli in tre scatole. Il gestionale mantiene un solo ordine e una sola anagrafica cliente, mentre la pratica di spedizione registra tre colli, con peso, dimensioni ed etichetta distinti. Il collegamento tra i tre codici e l’ordine deve restare visibile agli operatori e, per quanto previsto dal canale di vendita e dal corriere, al destinatario.

La gestione può cambiare anche quando i prodotti partono da magazzini diversi o uno degli articoli non è subito disponibile. In questo caso l’ordine può generare spedizioni separate, non necessariamente una singola spedizione multicollo: la distinzione dipende dall’organizzazione logistica e da come il corriere e la piattaforma di vendita trattano le consegne parziali.

Quando conviene dividere un ordine in più pacchi

La suddivisione ha senso quando migliora la sicurezza o la fattibilità del trasporto, ma va valutata considerando costi, tempi e chiarezza per il cliente. Può essere utile, per esempio, per articoli voluminosi, fragili o con forme difficili da proteggere insieme. Anche la presenza di merci con modalità di imballaggio incompatibili può giustificare colli distinti.

Prima di separare gli articoli, il magazzino dovrebbe verificare che la scelta sia davvero necessaria. Più pacchi possono comportare più materiali, etichette e movimentazioni; inoltre, i colli potrebbero non arrivare nello stesso momento. Una divisione decisa senza controllare le regole del servizio del corriere o del marketplace può creare un’esperienza confusa e complicare l’assistenza post-vendita.

• Un collo unico: adatto quando prodotti e imballaggio sono compatibili e il peso e le dimensioni rientrano nei limiti del servizio selezionato.
• Più colli nella stessa spedizione: utile quando gli articoli richiedono confezioni separate ma possono viaggiare con lo stesso servizio e nella stessa partenza.
• Spedizioni separate: più adatte quando gli articoli partono da sedi diverse o sono disponibili in momenti differenti. È importante indicare eventuali consegne parziali in modo comprensibile.

Per definire il modello operativo complessivo, può essere utile confrontare gestione interna, corriere e logistica esternalizzata nella guida al fulfillment: FBA, 3PL e gestione in-house.

Il processo operativo, dalla preparazione al tracking

Una procedura condivisa riduce gli errori soprattutto nei periodi di picco, quando lo stesso ordine passa rapidamente tra picking, imballaggio e spedizione. Il flusso può essere organizzato così:

1. Verificare l’ordine e le disponibilità. Controllare prodotti, quantità, indirizzo e possibili vincoli di consegna prima di avviare la preparazione.
2. Decidere la suddivisione. Stabilire quali articoli vanno in ciascun collo e verificare che i pacchi siano compatibili con il servizio scelto.
3. Registrare peso e dimensioni. Rilevare i dati di ogni collo secondo la procedura concordata con il corriere, evitando di riutilizzare per tutti i pacchi le misure del primo.
4. Generare le etichette. Creare un’etichetta per ciascun collo e controllare che riporti i riferimenti corretti. Se il sistema lo consente, stampare anche un riepilogo dei colli associati all’ordine.
5. Effettuare un controllo prima della chiusura. Accertare che ogni articolo previsto sia stato inserito nel pacco giusto e che non restino colli senza etichetta o etichette duplicate.
6. Trasmettere gli aggiornamenti. Inviare al sistema gestionale, al corriere e al canale di vendita le informazioni di spedizione richieste, verificando che i tracking siano associati correttamente.

È utile che il personale possa distinguere con immediatezza il numero d’ordine dal numero di colli e dai codici di tracciamento. Se il cliente riceve una notifica con un solo codice mentre il suo acquisto è stato diviso, potrebbe credere che gli altri articoli siano mancanti. Prima di impostare automazioni o messaggi, conviene verificare quali informazioni il corriere restituisce e cosa accetta il marketplace.

Per la gestione di SLA, aggiornamenti e requisiti dei diversi canali, consulta anche la guida alla logistica per marketplace e alle performance di spedizione.

Etichette, documenti e informazioni al cliente

Ogni collo deve essere identificabile durante tutte le fasi operative. Un riferimento all’ordine, quando previsto dalla procedura, aiuta a ricondurlo alla vendita; le etichette del corriere devono invece essere generate secondo le specifiche del servizio. Se più pacchi appartengono allo stesso ordine, è buona pratica rendere chiaro anche il loro ordine progressivo, per esempio “collo 1 di 3”, se il sistema utilizzato permette di farlo senza interferire con l’etichetta di trasporto.

Anche la documentazione va gestita con attenzione. La necessità e la modalità di emissione dei documenti dipendono dal tipo di vendita, dalla destinazione e dal processo amministrativo adottato. Non è prudente presumere che un solo documento sia sempre sufficiente o, al contrario, che ne serva uno per ciascun pacco: occorre allineare la procedura con il gestionale, il corriere e il consulente fiscale. Per approfondire il documento di trasporto e i suoi dati, leggi la guida al DDT e alla sua compilazione.

La comunicazione al cliente dovrebbe chiarire che l’ordine è stato suddiviso e che i pacchi potrebbero essere consegnati in momenti diversi. È meglio evitare di promettere una consegna simultanea quando il servizio non la garantisce. In caso di vendita su marketplace, bisogna inoltre rispettare i campi, le procedure e le tempistiche previste dalla piattaforma: non tutti i canali gestiscono più codici di tracking nello stesso modo.

Magazzino, inventario e riconciliazione degli ordini

La suddivisione fisica non dovrebbe spezzare la visibilità dell’ordine nei sistemi. Il magazzino deve poter consultare quali prodotti sono stati assegnati a ciascun collo, mentre il gestionale deve mantenere il legame tra ordine, righe prodotto e spedizione. In questo modo, se un pacco risulta fermo o danneggiato, l’assistenza può capire quali articoli contiene senza ricostruire l’intero processo a mano.

Un’altra verifica importante riguarda lo scarico delle quantità. Le procedure devono evitare sia di sottrarre due volte lo stesso articolo sia di considerare spedito un prodotto che è ancora in preparazione. La registrazione dell’evasione può seguire logiche diverse a seconda del software e dell’organizzazione aziendale; è quindi opportuno definire quando l’ordine risulta “spedito” e quando si considera completato, soprattutto per le consegne parziali.

La riconciliazione tra etichette create, colli affidati al corriere e ordini aggiornati è particolarmente utile a fine giornata. Un report delle spedizioni aperte o dei tracking mancanti aiuta a individuare pacchi non ritirati, errori di associazione e ordini rimasti in uno stato incoerente.

Errori da evitare

Molti problemi non dipendono dalla scelta di spedire in più colli, ma da passaggi non definiti o dati non verificati. Tra gli errori più frequenti ci sono:

• Associare un tracking all’ordine sbagliato: può inviare al cliente informazioni di un’altra vendita e rendere difficile la ricerca del pacco.
• Registrare un solo collo quando ne partono più di uno: il sistema e il marketplace potrebbero mostrare una spedizione incompleta o non riconoscere tutti i codici.
• Riutilizzare peso e dimensioni: ogni pacco può avere caratteristiche diverse e dati non corretti possono generare problemi operativi o di fatturazione del trasporto.
• Non controllare i limiti del servizio: peso, ingombro, destinazione e tipologia di merce vanno verificati sulle condizioni aggiornate del corriere.
• Chiudere l’ordine troppo presto: se un collo deve ancora partire, lo stato comunicato al cliente potrebbe non riflettere la situazione reale.
• Non preparare una procedura per le anomalie: pacchi mancanti, consegne parziali e tracking non aggiornati devono avere un referente e un percorso di verifica.

Un test con ordini reali ma controllati, prima di estendere il flusso a tutto il catalogo, permette di verificare stampa delle etichette, sincronizzazione dei dati e notifiche. È utile includere casi diversi: prodotti fragili, ordini con molti articoli e spedizioni che partono da sedi distinte.

Come valutare il costo e la qualità del servizio

Il costo della spedizione multicollo non si valuta contando soltanto le etichette. Occorre considerare il tariffario applicato dal vettore, le caratteristiche di ciascun pacco, i materiali d’imballaggio e il tempo impiegato per preparazione e controllo. Anche gli eventuali costi legati a giacenze, riconsegne o contestazioni vanno verificati nelle condizioni del corriere, senza dare per scontato che siano uguali tra servizi diversi.

Per capire se il processo funziona, l’azienda può monitorare indicatori interni come colli spediti per ordine, differenze tra tracking generati e pacchi affidati, richieste di assistenza e tempi di preparazione. Non serve fissare obiettivi astratti: è più utile confrontare i risultati nel tempo e individuare in quale passaggio nascono ritardi o incongruenze.

Come può aiutare MarketRock

MarketRock permette di gestire le spedizioni e collegare i flussi operativi dei diversi canali di vendita secondo le integrazioni disponibili. Per capire se il processo è adatto alle esigenze della tua azienda, approfondisci la gestione spedizioni di MarketRock e visita la home di MarketRock. Le funzionalità effettive dipendono dalle integrazioni e dalla configurazione adottata.

Domande frequenti

Ogni pacco di una spedizione multicollo ha un tracking diverso?

Spesso ogni collo ha un proprio codice, ma il corriere può fornire anche un riferimento riepilogativo. Verifica come il servizio scelto espone i tracking.

Un ordine multicollo deve essere diviso anche nel gestionale?

Non necessariamente: l’ordine può restare unico, registrando al suo interno i colli e i relativi codici. La configurazione dipende dal gestionale e dalle integrazioni.

Il cliente può ricevere i pacchi in giorni diversi?

Sì. È possibile che i colli arrivino in momenti differenti; conviene informare il destinatario e seguire gli aggiornamenti forniti dal corriere.